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Vertrag monitoring

Im Mai eines jeden Jahres fordert die CO eine Zertifizierungsstelle auf, formularen für die Leistung eines Kreditors für bestimmte Verträge auszufüllen. Es liegt in der Verantwortung der Zertifizierungsstelle, die Leistung eines Auftragnehmers während der gesamten Vertragslaufzeit zu bewerten und das CO über mögliche Probleme wie schlechte Lieferantenleistung, ungenaue Abrechnung usw. zu informieren. Ein kürzlich von der Regierung bedingtes Missgeschick wirft Aufschluss über die schwerwiegenden Folgen, die sich aus einer unsachgemäßen Vertragsverwaltung ergeben können. Im August 2017 enthüllte das Büro des New York City Comptroller, dass das NYC Department of Education “nach seinen eigenen Regeln” in Bezug auf Dienstleistungsverträge gespielt habe. Aufträge waren ohne Gebote vergeben worden, Verlängerungen wurden ohne Überprüfung vorgenommen, und die Unterlagen wurden nach Beginn der Arbeiten oder sogar lange nach Ihrer Fertigstellung eingereicht. Der Leitfaden für die Vertragsverwaltung, Abschnitt 7.2.3, befasst sich mit Denkhilfen, die bei der Entscheidung über Überwachungstools zu beachten sind. Dazu gehören: Wie in jeder Beziehung sind Zusammenarbeit und Verständnis für eine erfolgreiche ÖPP von grundlegender Bedeutung. Einfache Fragen wie Vertragsmissverständnisse, fehlende Ankäufe von Interessenträgern und der Missbrauch bestimmter Situationen können zu einem Zusammenbruch der Beziehung und zum Scheitern der ÖPP führen.

Die Übergabe kann informell sein. Aber der beste Weg, um sicherzustellen, dass diejenigen, die Verträge überwachen, sich aller relevanten Informationen bewusst sind, die sie benötigen, besteht darin, die Schritte dieser Mitteilung in einem formellen Übergabeprozess zu formalisieren. Im Wesentlichen bietet Ihnen die Zeit, jeden Schritt einer erfolgreichen Übergabe als Teil Ihres gesamten Vertragsmanagementansatzes zu definieren, eine klare Checkliste für jeden Vertrag, den Sie überwachen müssen. Ihr Übergabeprozess sollte die Identifizierung der Personen umfassen, die an der Überwachung und Ausführung des Vertrags beteiligt sind, und die Einrichtung eines sicheren Repositorys, das den Zugriff auf die entsprechenden Personen bietet. Ein Übergabeplan sollte alle Informationen enthalten, die die für die Vertragsüberwachung Verantwortlichen für die Ausführung ihrer Aufgabe wissen müssen: die Inhalte und Ergebnisse des Vertrags, die wichtigsten Daten und Meilensteine, welche Kennzahlen zur Messung der Leistung während der Vertragslaufzeit verwendet werden und wie häufig diese bewertet und gemeldet werden sollten. Ein solides Vertragsmanagement während der gesamten Betriebsphase wird die folgenden Merkmale haben, die in Feld 8.3 aufgeführt sind. Die Haftung einer privaten Organisation für Vertragsmissmanagement ist viel größer als die einer öffentlichen Einrichtung, die reformiert werden muss, aber garantiert in mehr oder weniger derselben Funktion fortbesteht.